Avis de confidentialité

Énoncé et Objectifs
Les Services d'aide à la famille juive de l'Institut Baron de Hirsch ("JFS") respectent et appuient le droit d'un individu à la protection de sa vie privée et de ses renseignements personnels. JFS s'engage à se conformer aux lois en vigueur en matière de protection de la vie privée.

Implantation
Responsabilité
JFS a une responsabilité en ce qui concerne la protection des renseignements personnels qu'elle possède au sujet d'un donateur, d'un client, d'une personne bénévole ou d'un employé. JFS a nommé une personne responsable de la protection de la vie privée (le "directeur ou la directrice de la protection de la vie privée") qui voit à ce que JFS se conforme à sa politique en matière de protection de la vie privée.

Objectifs relatifs à la collecte, à l'utilisation et à la divulgation des renseignements personnels
a) JFS collige et utilise des renseignements personnels provenant de donateurs pour les raisons suivantes:
  1. Émettre des reçus aux fins fiscales;
  2. Remercier les donateurs de leur don et de leur appui;
  3. Les encourager à continuer de soutenir l'organisme;
  4. Identifier leurs préférences; et
  5. Les informer de nos programmes et de nos services.

b) JFS collige et utilise des renseignements personnels provenant de clients pour les raisons suivantes :
  1. Évaluer les besoins des clients et y répondre;
  2. Déterminer l'admissibilité des clients à nos services; et
  3. Les informer de nos programmes et de nos services.

c) JFS collige et utilise des renseignements personnels provenant de personnes bénévoles pour les raisons suivantes:
  1. Remercier les personnes bénévoles de leur dévouement et de leur appui;
  2. Les encourager à continuer d'appuyer l'organisme;
  3. Identifier leurs préférences;
  4. Traiter de certaines situations d'urgence ou médicales au besoin; et
  5. Les informer de nos programmes et de nos services.

d) JFS collige et utilise des renseignements personnels provenant d'employés pour les raisons suivantes :
  1. émettre les chèques de paie;
  2. Fournir des avantages sociaux aux employés; et
  3. Traiter de certaines situations d'urgence ou médicales au besoin.

JFS informe des raisons pour lesquelles elle demande des renseignements personnels avant de les demander ou au moment d'en faire la demande. Si une nouvelle raison d'utiliser des renseignements personnels survient, JFS voit à obtenir le consentement de la personne concernée avant d'utiliser ses renseignements personnels à ces nouvelles fins. Les raisons d'utiliser des renseignements personnels se limitent à ce à quoi l'on peut raisonnablement s'attendre dans de telles circonstances.

Divulgation de renseignements à une tierce partie
Les seules circonstances lors desquelles des renseignements personnels peuvent être divulgués à une tierce partie sont celles où il est nécessaire de le faire pour répondre à l'un des objectifs énoncés ci-dessus ou pour se conformer à la loi. Dans le cas où des renseignements personnels sont divulgués pour atteindre l'un des objectifs énoncés ci-dessus, JFS verra à ce que des mesures de sécurité soient prises, telles que l'inclusion de clauses de protection de la vie privée dans les ententes contractuelles, afin de protéger le transfert et l'usage des renseignements personnels. JFS ne vend, ni n'échange ni ne loue de renseignements à des tierces parties.

Consentement à recueillir, à utiliser et à divulguer des renseignements provenant de clients
Dans certaines circonstances (p.ex. demande de service), JFS estime que le consentement à recueillir et à utiliser des renseignements personnels est implicite. JFS demandera toujours le consentement de la personne, sauf s'il s'agit de se conformer à la loi, avant de communiquer des renseignements à une tierce partie. Le consentement peut être retiré en tout temps, sous réserve des restrictions légales ou relatives à un contrat, et ce, après avoir donné un avis raisonnable.

Consentement à recueillir, à utiliser et à divulguer des renseignements provenant de donateurs, de clients, de personnes bénévoles ou d'employés
Dans certaines circonstances (p.ex. faire un don, consentir aux conditions d'emploi ou de bénévolat), JFS estime que le consentement à recueillir, à utiliser et à divulguer des renseignements personnels est implicite, sauf en cas d'avis contraire. Le consentement peut être retiré en tout temps, sous réserve des restrictions légales ou relatives à un contrat, et ce, après avoir donné un avis raisonnable.

Restrictions à la collecte de renseignements personnels
JFS recueille des renseignements personnels des donateurs, des clients, des personnes bénévoles et des employés uniquement pour les raisons énoncées ci-dessus.

Restrictions à l'usage, à la divulgation et à la rétention des renseignements personnels
JFS n'utilise ni ne divulgue de renseignements personnels pour aucune autre fin que celles pour lesquelles ces renseignements ont été recueillis, à moins d'en avoir obtenu le consentement ou pour se conformer à la loi.

Les renseignements personnels ne sont conservés que durant la période de temps nécessaire à atteindre les objectifs pour lesquels ils ont été recueillis, ou pour se conformer à la loi ou pour observer les meilleures pratiques cliniques en vigueur. Des lignes directrices sont en place pour conserver les renseignements personnels et les détruire le cas échéant.

Exactitude
JFS fera tout ce qui est raisonnable de faire pour que les renseignements personnels qu'elle possède soient exacts, complets et à jour, tel qu'il est requis afin d'atteindre les objectifs pour lesquels ils ont été recueillis. JFS pourra éventuellement corriger des renseignements personnels lorsque ces derniers se révèlent être incorrects, incomplets ou insuffisants.

Transparence
JFS revoit régulièrement ses pratiques relatives à la protection de la vie privée et peut modifier sa politique de temps en temps. Si des changements importants devaient être apportés à la façon dont JFS utilise les renseignements personnels, un avis à cet effet sera affiché sur son site Internet à www.jfsmontreal.org.

Protection
JFS protège les renseignements personnels contre la perte ou le vol en prenant des mesures de sécurité appropriées. Ces mesures sont de nature physique, administrative et électronique. Les renseignements sont protégés contre l'accès non autorisé, la divulgation, la copie ou la modification.

Accès personnel
Les donateurs, les clients, les personnes bénévoles et les employés ont le droit d'accéder aux renseignements personnels que possède JFS à leur sujet. La personne responsable de la protection de la vie privée répondra à leur demande à cet effet. Il est possible que, dans certaines situations exceptionnelles, JFS ne puisse donner l'accès à des renseignements personnels qu'elle détient sur une personne. Dans un tel cas, JFS informera par écrit des raisons qui motivent ce refus.

Commentaires ou questions à propos de la conformité de JFS
Les questions ou commentaires portant sur la conformité de JFS à cette politique doivent être adressés au Directeur de la protection de la vie privée chez JFS au 514-342-0000 ou à info@jfsmontreal.org.

JFS informera le demandeur des recours possibles. Ces recours comprennent les procédures de JFS en matière de traitement des plaintes, celles des organismes de réglementation et du protecteur de la vie privée du Québec. JFS étudiera toutes les plaintes reçues par écrit.

Addenda

Définition de renseignement personnel
On appelle "renseignement personnel" tout renseignement pouvant être utilisé pour distinguer, identifier ou contacter une personne en particulier. Ces renseignements peuvent comprendre une opinion ou une croyance personnelle tout autant que des données relatives à une personne. Les exceptions, soit les renseignements qui ne sont pas considérés comme des renseignements personnels, comprennent les coordonnées d'affaires et certains renseignements qui sont publics comme le nom, l'adresse et les numéros de téléphone publiés dans les annuaires téléphoniques.
Dans le cas où une personne utilise ses coordonnées à domicile comme coordonnées d'affaires, ces renseignements tombent sous cette dernière catégorie et ne sont pas, par conséquent, assujettis à la loi sur la protection de la vie privée.